Der monatliche Ablauf
- Stapeln. Belege des Monats in der Reihenfolge zusammenlegen, in der sie später gebraucht werden — meist chronologisch.
- Trennblätter einlegen (optional, aber empfohlen). Ein bedrucktes Blatt zwischen je zwei Belege — Details und Vorlage auf Trennblatt mit Barcode erstellen.
- In einem Durchgang scannen. Ein PDF für den ganzen Stapel, nicht Beleg für Beleg einzeln — das ist der eigentliche Zeitgewinn gegenüber Einzelscannen.
- In StackSplitter öffnen und trennen lassen. Barcode oder Textmarker als Methode wählen, Ergebnis im Vorschau-Grid kontrollieren.
- Benennen und exportieren. Dateinamen anpassen, als ZIP herunterladen — fertig für DMS oder Steuerberater.
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Wie soll getrennt werden?
Case-sensitive — "Rechnung" findet nicht "rechnung". Marker-Seiten bleiben als erste Inhaltsseite erhalten.
Stapel analysieren
Seitenübersicht
Magenta Linie = Trennung · +/× zwischen Seiten = Trennung setzen/aufheben · Klick auf Seite = zur Entfernung markieren
Erkannte Dokumente
Dateinamen anpassen, dann als ZIP exportieren.
Warum Stapelscannen trotzdem schneller ist
Der intuitive Einwand: Wenn am Ende ohnehin wieder Einzeldateien herauskommen, warum nicht gleich einzeln scannen? Weil der Zeitverlust beim Einzelscannen nicht beim Scan selbst entsteht, sondern beim Wechsel — Beleg auflegen, Scan starten, warten, nächster Beleg. Bei fünfzig Belegen sind das fünfzig Wechsel. Im Stapelmodus mit automatischem Einzug läuft der Scanner durch, während du nebenbei etwas anderes erledigst. Die Trennung danach dauert bei StackSplitter Sekunden, nicht Minuten.
Der zweite Vorteil: Ein einziger Scan-Vorgang bedeutet einheitliche Einstellungen für den ganzen Stapel — dieselbe Auflösung, dieselbe Farbtiefe, kein Vergessen einer Einstellung mittendrin.
Dateien sinnvoll benennen
StackSplitter benennt die erkannten Dokumente automatisch durch, die Namen lassen sich vor dem Export aber einzeln anpassen. Bewährt haben sich Schemata, die sofort sagen, was in der Datei steckt, ohne sie zu öffnen:
| Schema | Beispiel | Wofür geeignet |
|---|---|---|
| Datum_Belegart | 2026-09-03_Tankquittung.pdf | chronologische Ablage, viele gleichartige Belege |
| Belegart_Nummer | Rechnung_2026-0417.pdf | wenn die Rechnungsnummer der eindeutige Schlüssel ist |
| Projekt_Datum | Projekt-Nord_2026-09-03.pdf | Belege, die einem Kostenträger zugeordnet werden |
Ein Schema durchhalten ist wichtiger als das perfekte Schema finden — Suchen im DMS oder Dateisystem funktioniert nur, wenn alle Dateien demselben Muster folgen.
Was mit mehrseitigen Belegen passiert
Ein Trennblatt oder ein Textmarker markiert den Beginn eines neuen Dokuments — alle Seiten danach gehören dazu, bis das nächste Trennsignal kommt. Eine dreiseitige Reisekostenabrechnung bleibt also als eine zusammenhängende Datei erhalten, solange nur vor der ersten Seite ein Trennblatt liegt. Häufigster Fehler: ein Trennblatt versehentlich mitten in einem mehrseitigen Beleg, das reißt das Dokument auseinander. Das Vorschau-Grid vor dem Export zeigt genau das — Trennlinien lassen sich dort manuell verschieben, bevor exportiert wird.
Aufbewahrung und Originale
Die Aufbewahrungspflicht für Belege beträgt in Österreich wie in Deutschland in der Regel sieben Jahre, für bestimmte Unterlagen länger — die genaue Frist hängt von Belegart und Rechtsform ab und ist im Zweifel mit der Steuerberatung zu klären. Ein digital archivierter, gut benannter Beleg erfüllt diese Pflicht in der Regel gleichwertig zum Original, sofern die Digitalisierung den geltenden Grundsätzen (vollständig, unveränderbar gespeichert, im Bedarfsfall lesbar) entspricht. Ob und wie lange danach die Papieroriginale zusätzlich aufzubewahren sind, regelt ebenfalls die Steuerberatung im Einzelfall.
Häufige Fragen
Wie benenne ich die Dateien sinnvoll?
Ein Schema durchhalten schlägt das perfekte Schema suchen. Bewährt: Datum_Belegart oder Belegart_Nummer — Hauptsache konsistent, damit Suche und Ablage funktionieren.
Was ist mit mehrseitigen Belegen?
Ein Trennsignal markiert nur den Beginn eines neuen Dokuments — alle Folgeseiten bis zum nächsten Signal gehören dazu. Im Vorschau-Grid lässt sich das vor dem Export kontrollieren und korrigieren.
Muss ich pro Monat einen Stapel machen?
Das bleibt dir überlassen — StackSplitter kennt keine Obergrenze. Ein monatlicher Rhythmus hat sich in der Praxis bewährt, weil die Belegmenge dann überschaubar bleibt und nichts liegen bleibt.
Dürfen die Originale weg?
Das hängt von Belegart, Rechtsform und den geltenden Aufbewahrungsgrundsätzen für die Digitalisierung ab — das ist eine Frage für deine Steuerberatung, keine pauschale Antwort.